Управление задачами в рамках предприятия

В основе любой проектной деятельности лежит управление задачами.

Менеджеру, руководителю или директору предприятия необходимо четко выстраивать свой план на день, на неделю, на месяц, эффективно распределять ресурсы, организовывать рабочую деятельность.

Что такое задача?

В проекте подразумевается совокупность дел, работ или вычислений, приводящих к окончательному результату. Этот результат может быть положительный или отрицательный, в зависимости от этого строится судьба проекта. Одну и ту же задачу может выполнять целая команда или один менеджер. Она может ветвиться и состоять из множества подпунктов. Для каждой отдельной можно определить статус задачи.

Обычно задачу сравнивают с работой: у нее есть «начало», „окончание“ и ответственный. „Началом“ — может считаться постановка ответственному лицу или фактическое выполнение определенных действий. „Окончание“ – это, достижение результата, выполнение поставленного плана, календарное завершение или передача следующему участнику.

Кроме «начала» и „завершения“ может быть еще несколько статусов. „В процессе“ – это, текущее выполнение. Этот статус дает понять руководителю, что процесс находится на стадии выполнения, обычно измеряется в процентном эквиваленте. 100% выполнение задачи, переносит ее в статус – „завершена“.

Если по окончанию срока действия поставленного задания, достигнут уровень не в 100%, то такая задача считается просроченной. Обычно их переводят в статус «горящая», то есть необходимо выполнить такое поручение в первую очередь, отложив текущие дела. Но „горящей“ она может быть изначально, это сопутствует повышению ее приоритетности над другими.

В сущности, руководитель раздает подчиненным задания и следит за их выполнением. Загруженность каждого сотрудника или коллектива в целом, можно определить по процентному выполнению и по просроченным заданиям.

Зачем управлять задачами?

Поставленные задания обычно всегда сваливаются комом. За что взяться, как эффективно распланировать рабочий день?

Необходимо управлять поставленными задачами: определить наиболее важные дела, распределить по сложности выполнения задания, назначить ответственных, спланировать график.

Если пустить все на самотек, результат может оказаться плачевным. Без управления, дела начнут быстро подходить к сроку окончания, переходить в статус «просрочены» и накладываться друг на друга, а при появлении новых, менеджер просто не сможет выдержать темпа, бросаясь от одного дела к другому.

Руководителю или директору необходимо знать: как правильно организовать рабочее время сотрудников и насколько эффективно расходуются ресурсы. Для этого нужно управлять задачами, грамотно их, распределяя и на своем примере показывать сотрудникам, как добиться успехов в управлении.

Как управлять задачами?

Задачи – это, совокупность дел, которые обычно складываются в проект. Для того чтобы управлять ими, необходимо управлять проектом в целом. Для этого подходят различные специализированные программные продукты, предназначенные для управления, ведения, мониторинга и оценке проектов.

У каждого предприятия свои запросы, специфика и предпочтения, которые оно может интегрировать в любое программное обеспечение, представленное на Российском рынке. Но лучше подобрать для себя универсальное средство управление бизнесом, в состав которого уже будет входить и система управления проектами, и система управления задачами.

19.12.2011